• arrêter la date
• retenir les artistes
• prévoir un calendrier des festivités
• établir un budget prévisionnel en tenant compte des principales dépenses : cachet des artistes (URSSAF, cotisations sociales, frais de déplacement, d’hébergement, de repas...), location de salle, publicité, fournisseurs, nourriture, boissons, droits d’auteur, impôts et taxes, etc...

A Autorisation du Maire
B Spectacles occasionnels et d’essai
C Police, gendarmerie
D Service de sécurité
E Billets et prix des places
F Assurances
G Les droits d’auteur
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A - Autorisation du Maire

Les spectacles forains, exhibitions de chant et de danse dans les lieux publics et tous spectacles de curiosités ou de variétés (spectacles de la 6^ème catégorie) sont soumis à une autorisation du maire de la localité où ils ont lieu (art. 13 de l’ordonnance n° 45-2339 du 13 Octobre 1945, modifiée, relative aux spectacles).

Ne sont pas soumis à cette autorisation les tournées théâtrales et théâtrales démontables exclusivement consacrés à des spectacles d’art dramatique, lyrique ou chorégraphique. Il en est de même des concerts symphoniques et autres, orchestres divers et chorales.

Les cortèges, défilés, rassemblements de personnes et toutes manifestations sur la voie publique doivent être déclarés à la Mairie 3 jours au moins et 15 jours au plus avant la manifestation (décret-loi du 23 octobre 1935). Sont toutefois dispensées de cette déclaration les sorties sur la voie publique conformes aux usages locaux.

En fait, il est d’usage, notamment en raison du pouvoir de police général du maire, de déclarer toute manifestation, dès lors que celle-ci dépasse le cadre de la simple réunion privée. Il convient de s’informer auprès des autorités municipales des conditions relatives notamment

• à l’affichage
• à la distribution de tracts
• aux annonces par haut-parleurs
• aux mesures de sécurité (pompiers...)

B - Spectacles occasionnels et d’essai

Si l’activité habituelle de l’association est d’organiser des spectacle, elle doit être titulaire de la licence d’entrepreneur de spectacles (se renseigner auprès de la DRAC dont dépend le siège de l’association)
Pour les spectacles occasionnels, l’art. 10 de l’ordonnance du 13 octobre 1945, modifiée, permet de bénéficier d’une procédure simplifiée, à savoir :

• une déclaration préalable à la préfecture pour les spectacles occasionnels, dans la limite de deux représentations par spectacle (culte ou bienfaisance)
• une autorisation expresse du ministre chargé de la culture pour les théâtres d’essai dans la limite de dix représentations par spectacle et par an.

Lorsqu’une association produit un spectacle vivant, son président ou le responsable désigné par le conseil d’administration doit être en mesure de justifier :

• soit d’une licence d’entrepreneur de spectacle (activité habituelle)
• soit d’une autorisation expresse du ministre chargé de la culture (spectacles d’essai)
• soit de la copie de la déclaration à la Préfecture pour les spectacles occasionnels

C - Police, gendarmerie

Dans les endroits où se tiennent de grands rassemblements, tels que les foires, marchés, réjouissances et cérémonies publiques, spectacles, jeux, cafés, églises et autres lieux publics, il convient de déclarer la manifestation à la police ou à la gendarmerie selon le cas, voire demander à ces autorités le passage d’une ronde ou une protection particulière.

De même, il convient de prévenir les pompiers et la Croix Rouge locale.

D - Service de sécurité

Un service de sécurité peut être nécessaire, voire obligatoire lors d’une manifestation . Si le public et le personnel doivent dépasser 1500 personnes, l’association est tenue de déclarer, au moins 1 mois avant, la mise en place d’un service d’ordre. (Déclaration : nom de l’organisateur, nature de la manifestation, date, heure, capacité du lieu d’accueil, effectif du personnel qu’il soit salarié ou bénévole, le nombre de spectateurs attendus, le détail du service d’ordre et les mesures de sécurité prévues).

La sécurité est une profession réglementée (Loi n° 83-629 du 12 juillet 1983) et il existe de nombreuses sociétés professionnelles apportant ce service. Si l’association décide d’engager elle-même des agents de sécurité, elle devra se conformer à la réglementation des entreprises de sécurité, elle devra se conformer à la réglementation des entreprises de sécurité et gardiennage en demandant une autorisation administrative. Il faut également savoir que le recrutement de ce personnel est réglementé.

Le service de sécurité prévient de toute action pouvant mettre en danger la sécurité des personnes et a le pouvoir de demander à l'organisateur le retard, le report, la suspension ou l’arrêt de la manifestation.

E - Billets et prix des places

Dans les établissements de spectacle comportant un prix d’entrée, les exploitants doivent délivrer un billet à chaque spectateur avant l’entrée dans la salle de spectacle.

Ces billets sont extraits d’un carnet à souche ou d’un distributeur automatique ; ils sont obligatoires même si les droits d’entrée ne sont passibles d’aucun droit fiscal.

Ce carnet à souche comporte trois parties, dont la souche, une entre les mains du spectateur et l’autre qui est retenue au contrôle. Chacune de ces parties doit porter de façon apparente :

• le nom de l’établissement
• le n° d’ordre du billet
• la catégorie de la place à laquelle celui-ci donne droit.
• le prix global payé par le spectateur ou s’il y a lieu la mention de gratuité
• le nom du fabricant ou de l’importateur

Pour les représentations occasionnelles, il peut être toutefois fait usage de cartes d’entrée. Celles-ci doivent être munies d’un coupon détachable ; la carte et le coupon comportent les mentions prévues pour les billets et sont utilisés dans les mêmes conditions que ceux-ci (CGI, ann.IV, art. 50 sexies D).

L’association doit pouvoir présenter les souches de ces carnets numérotés à tout contrôle des agents du fisc.

Les tarifs d’entrée dans les locaux où sont présentés de manière occasionnelle ou permanente les spectacles, sont libres. (arrêté n° 86-46 A du 3 novembre 1986)

Services des douanes et droits indirects
Une instruction du 16 octobre 1991 a supprimé la demande préalable d’exonération de TVA dans le cas où les recettes ne concernent pas plus de six manifestations de bienfaisance et de soutien dans l’année. De même, l’association est-elle dispensée de produire dans les trente jours le relevé détaillé de dépenses.
Il lui reste cependant à établir les résultats de chacune des six manifestations exonérées en cas de contrôle fiscal. L’organisation occasionnelle de ce type de manifestation n’est pas de nature à entraîner l’impôt sur les sociétés.

Déclarations ou autorisations à accomplir après le spectacle ou la manifestation
Une fois la manifestation passée, l’association est dans l’obligation de fournir un état détaillé des billets vendus à la recette des impôts de la commune où s’est déroulé le spectacle. Le droit de timbre devra lui-même être acquitté dans les vingt jours.

F - Assurances

Organiser une manifestation représente des risques parfois inattendus. Il faut toujours consulter son assureur pour obtenir une garantie complémentaire lors de ces manifestations exceptionnelles. Cette garantie peut porter sur le public, les participants (artistes...), le matériel (sono...), les engins motorisés...

G - Les droits d’auteur

Les auteurs d’une œuvre sont titulaires sur celle-ci, du seul fait de la création, d’un droit de propriété défini par les articles L.111-1 et suivants du code de la propriété intellectuelle.

Ce droit comporte des attributs d’ordre intellectuel et moral qui confèrent à l’auteur à l’auteur le droit d’exploiter son œuvre sous quelque forme que ce soit et d’en tirer un profit pécunier. Au décès de l’auteur, ce droit persiste au bénéfice de ses héritiers pendant l’année civile en cours et les cinquante années qui suivent.
Pour les compositions musicales avec ou sans paroles, cette durée est portée à soixante-dix années.
La protection de ces droits d’auteur est assurée, le plus souvent, par un organisme collectif de gestion.

a/ La SACEM (Société des auteurs-compositeurs et éditeurs de musique)
L’organisateur de spectacles, pour bénéficier d’une réduction de 20 % sur le montant des droits d’auteur, doit, une dizaine de jours avant la date de la manifestation, déclarer celle-ci à la SACEM (délégation régionale) et retourner dûment approuvé et signé le contrat général de représentation.
L’utilisation de disques ou cassettes au cours d’un spectacle nécessite l’autorisation préalable du ou des producteurs de ces enregistrement. Cette autorisation n ‘a pas à être demandée pour les bals et kermesses et sonorisation pour lesquels il convient de régler la rémunération équitable.
Sur le 3614 code SACEM sont répertoriées les adresses des délégations locales. On y trouvera également les formalités à accomplir.

b/ La SACD (Société des auteurs et des compositeurs dramatiques)
Une distinction doit être opérée selon que l’association a ou non recours à une troupe extérieure.

• L’association fait appel à une troupe d’amateurs ou de professionnels. C’est la troupe ou sa représentation qui détient l’autorisation d’interpréter la pièce, la chorégraphie, la comédie musicale ou l’opérette. L’association doit cependant s’assurer que cette autorisation a bien été donnée par l’auteur, le chorégraphe ou le compositeur suivant le cas.
• L’association a pour objet l’activité théâtrale, musicale, chorégraphique. La représentation d’une pièce de théâtre, de ballets, comédies musicales, d’opérettes, doit être autorisée au préalable par l’auteur, le chorégraphe, le compositeur ou ses ayants-droit (dans la limite des 50 années suivant la divulgation de l’œuvre) ; en conséquence, l’association organisatrice et représentant la troupe d ‘amateurs doit demander au délégué régional de la société des auteurs-compositeurs dramatiques l’autorisation de représenter l’œuvre.

SANCTIONS
Le défaut d’autorisation d’exécution ou de diffusion d’une œuvre est sanctionné pénalement (art. L. 335-1 et s du code de la propriété intellectuelle). Ce délit peut être constaté par des officiers, agents de police judiciaire ou par un agent désigné par les organismes professionnels d’auteurs et agréé à cet effet. Les associations peuvent être déclarées responsables pénalement des infractions définies aux articles L. 335-2 à 335-5 de ce code (art. L. 335-8 dudit code)